بحث ترتيب الوثائق وطريقة الاستعمال الجارية

ترتيب الوثائق وطريقة الاستعمال الجارية

منذ بداية إدارة وترتيب الوثائق إلى مراحلها المختلفة، أصبحت إدارة الوثائق ضرورة لكل من يتعامل مع الملفات، ومع «انفجار المعلومات» واتساع نطاقه، والحلول في العصر الإلكتروني، وما يسمى بمجتمع المعلومات الحالي، زاد الشعور بها.

تعريف الوثائق

يعرف علم الوثائق على أنه: « نظام علمي يقوم على تحليل نصوص الوثائق (خاصة الوثائق التاريخية)، ولكن لا يقتصر على ذلك. فهو يلقى الضوء على الاتفاقيات والبروتوكولات التي يستخدمها الشخص الذي أنشأ المستند. ويستخدمها لتحسين فهم عملية إنشاء المستند، ونقل المعلومات، والعلاقة بين الحقائق التي يكون الهدف منها الوثيقة إلى تسجيلها.».

إن تطوير هذا النظام هو دراسة وتحديد مصداقية المواثيق الصادرة عن السفارات الملكية والبابوية ، ثم استخدامها بشكل رسمي أو غير رسمي.

أهمية الوثائق

الوثائق المكتوبة هي المصدر الرئيسي لأي بحث تاريخي، ولكنها نوع من الشهود الذين يمكنهم نقل معلومات مفصلة عن وقت الأحداث التاريخية ومكانها وشخصها وموقعها. هذا الملف هو سجل ثابت عند وقوع الحدث، ويمكنه الاحتفاظ بمعلومات مفصلة عن الموضوع وحمايته من العوامل المتغيرة. وكذلك التغييرات والإضافات أو أوجه القصور التي تسببها الأفكار والاتجاهات والتغييرات وتفسيرات المترجم. إما بسبب نزوة شخصية، أو بسبب الجهل أو النسيان، فهذه هي طبيعة النفس البشري، والقرآن الكريم لفت الانتباه إلى أهمية الكتابة والتوثيق في أماكن متعددة في حياة المرء منها: )يَا أيُّها الذين آمَنوا إذا تداينتم بدَيْن إلى أجلٍ مسَمَّى فاكتبوه ولْـيَكتب بينكم كاتبُ بالعدل …. ولا تسْأمُوا أن تكتبوه صغيراً أو كبيراً إلى أجَله ذلكم أقسَطُ عند الله، وأقوَم للشهادة، وأدنى أن لا ترتابوا( ] سورة البقرة الآية 282[.

يمكنك الاطلاع أيضًا على: بحث عن الحضارة الإسلامية doc

مفهوم ترتيب الوثائق:

تستخدم إدارة الإدارة العامة أساليب وطرق مختلفة لأداء مسؤولياته التي نصت عليها قوانينها الداخلية وتلبية الاحتياجات العامة، ولا تسعى الدائرة الإدارية إلى الحرص على المصالح خاصًا في المعاملات، بل حماية المصالح العامة بشكل أساسي، لذلك يجب أن تكون عادلة وموضوعية ومسؤولة، الأمر الذي يتطلب تنظيمها بهذه الطريقة.…..

يمكنك الاطلاع أيضًا على: تحميل ملخص كتاب الايام لطه حسين doc

1- تعريف الترتيب :

الترتيب هو سمة وثيقة الصلة بالناس، وهي الوظيفة التي ينفذها العاملون المدنيون بتنظيم المستندات والوثائق والمواد المرجعية في المكتب وفق أساليب وهما:

التـــرتيـــــب : أعلاه قمنا بتعريفها على أنها تنظيم المستندات المختلفة عن طريق الطرق المتوفرة.
التصنيف : وهي أساس تنظيم المستندات والوثائق والكتب وفق الأساليب والقواعد العلمية المتعارف عليها دوليًا، وتعتمد أيضًا على التفاصيل الدقيقة لتقسيم الموضوع، وغالبًا ما تتبع أساليب تصنيف المكتبات ومجالات البحث العلمي، والترتيب هو مصطلح واسع وشامل، وله العديد من الاستخدامات.

2- طرق الترتيب :

تشمل الترتيبات الأكثر شيوعًا المستخدمة في مكاتب الإدارة العامة ما يلي:

الترتيب الهجائي :

يعتمد هذا النوع من الترتيب على اسم الشخص والشيء تبعا للحرف الأبجدية، أي الحرف الأول من الشخص أو الشيء.

الترتيب العددي :

وترتيب الوثائق والملفات حسب أرقامها التسلسلية، مع ملاحظة أن لكل ملف أو وثيقة رقم معين.

الترتيب الزمني :

في هذه الحالة يكون الوقت هو الأساس؛ لأن الموظفين بحاجة إلى جدولة المستندات بناءً على تاريخ إصدارها أو تاريخ القيام بنشرها.

يمكنك الاطلاع أيضًا على: تحميل تلخيص كتاب معالم في الطريق doc

الترتيب العشري :

أو التصنيف العشري، طريقة علمية يتبناها العالم «ديوي» الذي يركز على تقسيم الموضوعات إلى أصغر التفاصيل وتخصيص أرقام محددة لها.

3- مزايا الترتيب : تترتب علي عملية الترتيب عدة مزايا وإيجابيات :

من السهل الرجوع إلى المستندات والملفات المختلفة والوصول إليها.
كسب الوقت مما يساعد على اتخاذ إجراءات إيجابية.

يمكنك الاطلاع أيضًا على: تلخيص القواعد الفقهية الإباضية (دراسة مقارنة بالمذاهب الفقهية الإسلامية)

4- مشكلة ترتيب للوثائق :

بالطبع ينعكس ذلك في طريقة استعادته بطريقة مناسبة وصحيحة وفي الوقت المناسب، سيقودنا الحديث عن الترتيبات إلى توضيح سبب المشكلة نفسها، من وجهة نظري، بصفتي باحثًا وخبيرًا في علوم الأرشيف والوثائق، وجدت أن هناك بعض العناصر تؤد إلى هذه المشكلة.

الخاتمة

لقد تناولنا في بحثنا هذا ترتيب الوثائق وطريقة الاستعمال الجارية ومفهوم الترتيب والتصنيف.

فالترتيب هو الصلة بين نظام التصنيف ومظاهره على المستوى العملي، استنادًا إلى كود التصنيف المخصص للوثيقة، وذلك بناءً على نظام التصنيف والرموز الإضافية للمستند التكميلي، ويمكن أرشفة المستند عن طريق وضع المستند في منظمة منطقية وفقًا لترتيب الرموز، وعرفنا كيفية طرق الترتيب.

لرؤية هذا البحث كاملًا، يمكنك تحميله في صيغة ورد بالأسفل.